Работа с товарами, складом, кассой и заказами
Практический гайд для начала ежедневной работы в системе
Для кого этот гайд
Для владельца, управляющего, администратора, товароведа или продавца, который уже выполнил базовую настройку INSPIRO и переходит к работе с товарами, складом, кассой и заказами.
Что вы научитесь делать
- создавать товары и указывать название и цену;
- оформлять поступление, списание, инвентаризацию и переоценку;
- добавлять товары и букеты в кассу и завершать продажу;
- создавать заказы, менять их статус и проводить оплату.
Что подготовить заранее
- Поставщиков, с которыми работает магазин.
- Способы оплаты: наличные, безналичные, эквайринг и другие.
- Доступы сотрудников к товарам, складу, кассе и заказам.
- Несколько товаров для тестовой работы, чтобы пройти действия на примере.
Как пользоваться гайдом
Проходите разделы по порядку. Сначала создайте товары, затем оформите складские остатки. После этого переходите к кассе и заказам.
Создание товаров
Обязательный шаг перед складским учётом и продажамиТовар должен быть создан в системе, чтобы его можно было принять на склад, добавить в заказ или продать через кассу.
Товары → Товары
В системе появится товар с понятным названием и установленной розничной ценой.
Что сделать
- Откройте раздел «Товары» и перейдите в список товаров.
- Нажмите «Создать товар».
- На вкладке «Основное» введите название товара. Оно будет отображаться в системе, заказах, на сайте и в чеках.
- Перейдите к блоку «Параметры цен».
- Укажите значение в поле «Итоговая». Это конечная цена, по которой товар будет добавляться в заказ.
- Если вы используете базовую цену и наценку, заполните их и проверьте рассчитанную итоговую цену.
- Нажмите «Сохранить».
Создание документов склада
Обязательный раздел для корректного учёта остатковОстатки в INSPIRO изменяются через складские документы. По ним система понимает, откуда появился товар, почему он выбыл и совпадает ли фактическое количество с учётом.
Товары → Склад
В системе будут корректно отражаться поступления, списания, результаты инвентаризаций и переоценки товаров.
Общий порядок работы
- Откройте раздел складских документов.
- Нажмите «Создать».
- Выберите нужный тип документа.
- Заполните основные параметры документа.
- Добавьте товары и укажите количество.
- Проверьте данные документа и его состояние.
Поступление товара
Поступление добавляет товар на склад и позволяет зафиксировать закупочную цену.
Товары → Склад → Создать → Поступление
Количество товара увеличится на выбранном складе, а закупочная цена будет доступна для расчёта прибыльности.
Что сделать
- Создайте документ «Поступление».
- В поле «Получатель» выберите реквизиты компании, которая получает товар.
- В поле «На склад» выберите склад, на который поступает товар.
- Выберите поставщика.
- При необходимости укажите номер и дату накладной поставщика, а также комментарий.
- Создайте документ и нажмите «Добавить», чтобы внести товары.
- Найдите товар по названию, артикулу, группе или штрих-коду.
- Укажите количество и закупочную цену товара, затем добавьте его в документ.
- Проверьте список товаров, количество, закупочные цены и НДС.
Списание товара
Списание уменьшает остаток товара при порче, увядании, повреждении, использовании для внутренних нужд или по другой причине.
Товары → Склад → Создать → Списание
Указанное количество товара будет списано с выбранного склада с сохранением причины операции.
Что сделать
- Создайте документ «Списание».
- Выберите склад, с которого нужно списать товар.
- Укажите причину списания.
- При необходимости заполните название документа, номер, дату и комментарий.
- Создайте документ и нажмите «Добавить».
- Найдите нужный товар или отсканируйте его штрих-код.
- Укажите количество для списания и добавьте товар в документ.
- Проверьте список товаров и количество.
Инвентаризация
Инвентаризация сравнивает фактическое количество товаров с остатками, которые числятся в системе.
Товары → Склад → Создать → Инвентаризация
Система зафиксирует фактические остатки и сможет сформировать документы списания или оприходования по найденным расхождениям.
Что сделать
- Создайте документ «Инвентаризация».
- Выберите склад, на котором проводится пересчёт.
- При необходимости выберите одну или несколько групп товаров. Товары из этих групп будут добавлены в документ автоматически.
- Если пересчитываются отдельные позиции, не выбирайте группу и добавьте нужные товары вручную.
- При необходимости укажите название, дату и комментарий.
- Для каждой позиции заполните колонку «Фактический остаток».
- Удалите из документа позиции, которые не участвуют в инвентаризации.
- Завершите и проведите инвентаризацию по принятому в вашей компании порядку.
Переоценка товара
Переоценка переносит часть остатка из одной товарной позиции в другую с сохранением закупочной цены. Например, товар изменил сорт, размер или состояние.
Товары → Склад → Создать → Переоценка
Количество уменьшится у исходного товара и увеличится у выбранного товара-получателя.
Что сделать
- Убедитесь, что в системе созданы исходный и новый товар. Например: «Роза 40 см» и «Роза 30 см».
- Создайте документ «Переоценка».
- Выберите склад, на котором происходит переоценка.
- При необходимости укажите название, номер, дату и комментарий.
- Нажмите «Добавить» и выберите исходный товар.
- В строке товара, в колонке «Переписать на», нажмите «Выбрать товар».
- Укажите товар, в который нужно перенести остаток.
- Введите количество товара для переноса.
- Проверьте исходный товар, новый товар и количество.
Работа с кассой
Основной раздел для розничной продажиКасса позволяет быстро выбрать товар или готовый букет, принять оплату и создать завершённую продажу.
Магазин → Касса
В системе будет создан и оплачен заказ, а касса сформирует продажу в соответствии с настройками.
Добавить товар в продажу
Что сделать
- Откройте кассу.
- Найдите товар по названию, группе, артикулу или штрих-коду.
- Нажмите на товар. Он появится в блоке текущей продажи.
- Чтобы добавить несколько единиц, нажмите на товар несколько раз или измените количество в строке продажи.
- Проверьте количество и цену.
- Если позиция добавлена ошибочно, откройте её и нажмите «Удалить» или уменьшите количество до нуля.
Создать букет
Что сделать
- Нажмите «Создать букет».
- Добавьте в состав цветы, зелень, упаковку или другие позиции.
- Проверьте количество каждого компонента.
- При необходимости добавьте изображение и измените название букета.
- Нажмите «Задать цену», чтобы указать фиксированную стоимость букета.
- Нажмите «Добавить на витрину».
- Убедитесь, что букет появился в блоке «Витрина».
Добавить товары и завершить продажу
Что сделать
- Нажмите на нужный букет в блоке «Витрина».
- Проверьте состав и стоимость букета в окне предпросмотра.
- Добавьте букет в текущую продажу.
- При необходимости добавьте к нему отдельные товары.
- Если нужно привязать продажу к клиенту, нажмите «Частное лицо» и выберите существующего клиента или создайте нового.
- Проверьте состав продажи и общую сумму.
- Нажмите «Продать».
- Выберите, нужно ли печатать чек и отправлять его клиенту.
- Выберите способ оплаты. Для смешанной оплаты сначала укажите частичную сумму по одному способу, затем выберите следующий.
- Нажмите «Оплатить» и дождитесь сообщения об успешном завершении продажи.
Работа с заказами
Заказы по телефону, из интернета и на доставкуВ заказе хранится информация о покупателе, составе, доставке, способе оплаты и текущем этапе выполнения.
Магазин → Заказы
Менеджер сможет создать заказ, контролировать его статус и зафиксировать поступившую оплату.
Создать заказ из раздела «Заказы»
Что сделать
- Откройте раздел «Заказы».
- Нажмите «Создать заказ».
- Выберите покупателя: нового клиента, клиента из базы или частное лицо без привязки к карточке.
- Проверьте реквизиты продавца.
- Выберите склад, с которого будет выполняться заказ.
- В блоке «Состав заказа» нажмите «Добавить».
- Найдите товары и добавьте их в заказ. При добавлении проверьте количество и цену.
- Если заказ требуется доставить, заполните параметры доставки.
- В поле «Оплата» выберите предполагаемый способ оплаты.
- При необходимости добавьте комментарий для сотрудников.
- Нажмите «Сохранить».
Изменить статус заказа
Что сделать
- Найдите заказ в общем списке.
- Нажмите на текущий статус заказа.
- Выберите новый статус.
- Подтвердите изменение.
- Если требуется, включите отправку письма или SMS-уведомления клиенту.
- Проверьте, что новый статус отображается в списке заказов.
Провести оплату по заказу
Что сделать
- Найдите заказ, по которому поступила оплата.
- Нажмите «Внести платёж».
- Укажите поступившую сумму.
- При необходимости добавьте комментарий.
- Нажмите «Сохранить».
- Проверьте, что сумма и статус оплаты заказа обновились.
Проверка после прохождения гайда
Проверьте, что основные операции выполняются без ошибок:
- Создан тестовый товар с понятным названием и итоговой ценой.
- Оформлено тестовое поступление, и остаток появился на нужном складе.
- Создан документ списания с корректной причиной.
- Проведена тестовая инвентаризация с заполненным фактическим остатком.
- Создана тестовая переоценка между двумя товарными позициями.
- Товар и букет добавляются в кассу.
- Тестовая продажа успешно завершается выбранным способом оплаты.
- Заказ создаётся вручную из раздела «Заказы».
- Статус заказа меняется, а платёж корректно отражается в заказе.
Что делать дальше
После проверки можно переходить к заполнению рабочего каталога, загрузке начальных остатков, настройке регулярных инвентаризаций и обучению сотрудников на реальных сценариях магазина.